Quando organizzate un evento aperto al pubblico, è vostro interesse diffondere il più possibile la notizia e inviarla a siti e portali che gestiscono un calendario di eventi.
In questi anni, ho letto probabilmente centinaia – se non migliaia – di email che contenevano informazioni su eventi in programma: mi sento perciò titolata a dare qualche consiglio in merito, considerando anche che la stragrande maggioranza di queste email era un coacervo di errori e orrori.
Attenzione: nel post parlo di eventi di tipo “locale”, quelli organizzati da associazioni, gruppi, piccole e piccolissime imprese, non di grandi iniziative di portata nazionale per le quali è necessario pianificare e gestire una strategia ad hoc, avere un sito, un ufficio stampa, eccetra!
Cos’è un evento, e cosa non lo è
Un evento “notiziabile” può anche essere un’attività di promozione commerciale, ma deve avere un minimo di appeal e di interesse che lo renda pubblicabile. Esempio:
- se nel vostro stabilimento balneare ogni lunedì sera c’è un laboratorio di lettura e giochi aperto a tutti i bambini della zona, questo è un evento;
- se ogni mercoledì pomeriggio si tiene la lezione di acquagym riservata alle signore clienti del bagno, questo non è un evento.
Come scrivere il comunicato
Chi vi pubblicherà l’evento avrà quasi sicuramente un format strutturato che prevede
- un titolo
- la data (o le date)
- (spesso) una descrizione breve, di due righe, mostrata in un box delle evidenze o in una pagina di elenco eventi
- una descrizione più lunga e dettagliata, che può o meno includere le info pratiche
Dovete quindi aver preparato un testo più o meno organizzato in questo modo, anche nel fortunato caso in cui possiate voi stessi registrare l’evento in autonomia, come accade ad esempio se volete richiedere la pubblicazione sul calendario eventi di Ravennanotizie & C.
Se mandate al portale una scarna paginetta Word che contiene tutta la vostra programmazione estiva, dove ogni evento è ridotto a una frasetta di 2 o 3 righe, vi guadagnerete un sacco di accidenti e rischierete che nessuno dei vostri eventi venga pubblicato.
La descrizione
La descrizione dell’evento deve, o dovrebbe, dare un minimo di informazioni che motivino la partecipazione. Non dovete scrivere un romanzo, anzi se vi limitate a 4-8 righe sarà molto più probabile che qualcuno legga fino in fondo ciò che avete scritto.
Se avete una o due belle foto, allegatele al messaggio o mettete un link da cui poterle scaricare.
Non inserite le foto dentro al documento Word, perché solo una redattrice particolarmente paziente e abile le andrà a recuperare da lì per usarle.
Anzi, già che ci siete scrivete tutto nel corpo dell’email e non allegate nessun documento Word. E non mandate la scansione del volantino in BMP, un’immagine da 5MB inutilizzabile per qualunque copiaincolla.
Evitate toni enfatici e tutte maiuscole: “IL PIÙ STRAORDINARIO CONCERTO DELL’ESTATE” se lo può permettere David Zard, voi probabilmente no.
Cosa mettere nelle info pratiche
Ecco una checklist utile per controllare di non aver dimenticato nulla:
- orario: a che ora si apre, quando si chiude, quando inizia effettivamente l’evento, se si tratta di un’attività aperta da che ora a che ora è possibile arrivare, etc.
- l’evento è destinato a un pubblico particolare? Ad esempio, il laboratorio per bambini prevede che i piccoli abbiano almeno 5 anni di età?
- occorre iscriversi prima? entro che termine? come si fa a iscriversi? (telefono e/o email degli organizzatori, link diretto al form di iscrizione)
- l’evento è gratuito o il biglietto ha un costo? dove si acquista?
- indirizzo esatto e/o link alla mappa stradale per raggiungervi
- un link di riferimento, non alla homepage del vostro sito, ma alla pagina specifica che sul vostro sito descrive l’evento (vedi sotto)
Un evento = una pagina sul vostro sito
Ciascun evento che organizzate deve avere la sua pagina di riferimento, con tutte le informazioni di dettaglio su quell’evento e quello solamente, in modo che sia possibile linkare direttamente l’evento senza doverlo cercare in mezzo a un elenco o, peggio, fra i box dell’homepage.
Tracciate l’efficacia dei vostri link
Quando inserite il link alla pagina dell’evento, fate il possibile per tracciare inequivocabilmente la provenienza della visita dal sito in cui l’evento è pubblicato. Potete aggiungere al link i parametri che identificano il mezzo da cui proviene il link (usando lo strumento di generazione URL di Google), e/o creare uno short url con un servizio che vi permetta di contare quante volte quel link viene cliccato. Trovate indicazioni a riguardo nel mio post dedicato a come tracciare le campagne offline.
Lo so che questo significa mandare a ogni portale un link diverso, ma il fatto di dover modificare ogni comunicato in base a chi lo dovrà pubblicare vi costringe anche a riflettere su come adattarlo alle specifiche caratteristiche di quel portale 
Fantastico. Posso aggiungere una nota di acidità?
Se l’evento è a Milano, non date per scontato che Milano sia il centro dell’universo: scrivete il nome della città, rassegnatevi, che non tutti siamo in zona
LOL @Mammafelice è vero, non sai quanti inviti ho ricevuto addirittura con solo la via e numero civico (tanto *tutto* succede a Milano)
Tanto io ci scommetto che se un giorno deciderò di trasferirmi a Milano, improvvisamente lo scenario-media-pr-eventi si sposterà a Bologna. #maialpostogiusto
Che dire ? Spendido!
mi sono sentita “condivisa!”
grazie Alessandra
http://maremmalfemminile.blogspot.com/2011/05/quando-un-blog-ti-fa-sentire-meno-sola.html