Sì, lo so, “Email marketing con MailChimp” non è ancora in vendita e sono settimane che io continuo a dirvi di portare pazienza, perché è questione di pochi giorni. Io le ultime modifiche al libro le ho fatte il 22 febbraio, scrivendo l’appendice sui nuovi ruoli utente.

Ora, in attesa che in casa editrice arrivino a termine i lavori sul sito di lancio della nuova collana (di cui il mio libro sarà il titolo #1), non posso fare molto altro che pubblicare qui un altro frammento del libro, per l’appunto le ultimissime pagine. E invitarvi alla prima edizione di Digital Update Email Marketing, il 19 aprile a Milano.

digitalupdate email marketing

Con la versione 8, arrivano i ruoli differenziati per gli utenti!

Avevo appena terminato di chiudere l’ultima revisione di questo manuale, che quei burloni di MailChimp mi hanno fatto la sorpresa di un ennesimo aggiornamento, stavolta tanto importante da segnare il passaggio dalla versione 7.9 alla 8!

E la novità, al di là del cambio di cifra, è tanto significativa da meritare un’appendice al manuale, perché finalmente diventa possibile definire utenti diversi all’interno dello stesso account MailChimp, assegnando permessi differenziati a persone che hanno ruoli distinti nella nostra organizzazione.

I quattro diversi tipi di utente

Fino alla versione 7.9 ogni account MailChimp ha avuto un unico utente, in grado di fare tutto.

Dalla v.8 è possibile assegnare quattro diversi livelli di abilitazioni, con livelli via via decrescenti di permessi: Admin, Manager, Author, Viewer. Vediamoli uno ad uno:

Admin

Gli utenti amministratori conservano tutti i permessi del vecchio utente unico proprietario dell’account: di fatto, l’utente originale viene ridefinito come utente Admin. Gli Admin possono

  • modificare le informazioni collegate all’account (Account Settings)
  • creare, modificare e cancellare altri utenti
  • gestire l’acquisto dei servizi a pagamento e tutti i dati collegati
  • gestire la struttura delle liste ed esportarne i dati
  • chiudere l’account MailChimp

Naturalmente, oltre a queste prerogative tipiche dell’amministratore, gli Admin possono gestire le liste, creare campagne, leggere i report, e tutto quanto facevano prima come utenti unici.

Manager

Gli utenti manager possono fare qualunque cosa riguardi le campagne: crearle, inviarle, leggere i report; possono vedere i dati delle liste, aggiungere e modificare gli iscritti, ma non possono esportare i dati di una lista né gestire i dati tipici degli amministratori di livello superiore.

Author

Gli autori possono creare template e campagne, ma non farle effettivamente partire: potete assegnare questo tipo di ruolo all’interno che predispone il contenuto di una nuova newsletter, o al designer che vi personalizza i template; al termine del proprio lavoro, questi utenti troveranno, al posto dei pulsanti Send e Schedule, un pulsante “I’m Finished”, col quale mandare un avviso ai Manager e Admin in modo che si possano collegare per controllare e far partire la campagna.

Viewer

Questi ultimi utenti hanno accesso ai soli report delle campagne, ma non possono creare newsletter o gestire i dati delle liste.

Come funziona in concreto

Entriamo in MailChimp dopo l’arrivo della v.8: se apriamo il menu Account, la voce User & Account Details ci porta a una nuova maschera, nella quale vediamo l’elenco degli utenti che hanno accesso all’account su cui stiamo lavorando (elenco che in questo momento contiene solo noi) e possiamo invitare altri utenti.

La maschera di gestione degli utenti dell'account

La maschera di gestione utenti dell’account MailChimp

Facendo clic sul pulsante Invite A User, possiamo per l’appunto aprire ad altre persone l’accesso al nostro account, assegnando loro il ruolo più opportuno in base a quel che devono poter fare.

La persona che abbiamo invitato riceverà un messaggio nella sua casella email: potrebbe trattarsi di qualcuno che ha già un suo proprio account MailChimp, e in tal caso userà il proprio username e password per entrare, oppure di qualcuno che non ha mai usato MailChimp “in proprio”, e che quindi si registrerà come nuovo utente.

Un utente, tanti account

Come spiegato sopra, l’utente MailChimp resta unico, e, con le proprie username e password, si potrà essere “invitati” a lavorare su account diversi.

Ad esempio, io posso usare il mio utente “alebegoli”, creato in origine per amministrare la mia personale mailing list, per lavorare (come Manager, Author o semplice Viewer) su progetti che condivido con altre persone (ad esempio Digital Update) o negli account dei miei clienti.

Non avrò più bisogno di uscire e rientrare con password diverse: al momento della login, infatti, mi verranno mostrati gli account in cui sono stata invitata.

Select an Account   MailChimp

 

A seconda del ruolo che ho in un determinato momento, vedrò solo le voci di menu a cui sono abilitato: quindi, se in un dato account ho un’abilitazione da Viewer, l’unico menu a cui potrò accedere sarà quello dei report; se invece sono Manager, vedrò tutte le sezioni del menu tranne quelle per la gestione dei dati di account e di fatturazione, e così via.

In alto a destra nella pagina mi viene mostrato su quale account sto lavorando; e, aprendo il menu a tendina, posso navigare da un account all’altro, con relativo cambio delle abilitazioni in base al ruolo assegnato.

tendina utenti
Bene, mi pare che mancasse solo questo: ora spero che MailChimp non aggiunga nulla di nuovo per qualche mese almeno, perché il libro sta per uscire e per un po’ di revisioni non voglio scriverne più. Buon lavoro!

5 Responses to MailChimp v.8, sono arrivati i ruoli differenziati per gli utenti

  1. Giovanna Masobello scrive:

    Grazie, e ora davvero aspetto questo libro… a intervalli regolari chiamo in libreria per sapere se è uscito o no!

  2. Manu scrive:

    Utilissimo!

  3. @Manu e @Giovanna, il manuale uscirà solo in versione ebook, acquistabile online (penso sulle principali librerie digitali). Magari se abbiamo tante richieste riusciamo a convincere Apogeo a fare anche l’edizione di carta ;-)

  4. Andrea scrive:

    Alessandra,

    scusa la domanda idiota, ma se esce solo in formato e-book serve per forza un editore? Non potevi fare come l’altro tuo libro?

  5. Andrea, quando l’anno scorso ho pubblicato “sopravvivere alle informazioni su internet”, il mio rapporto con l’editore Apogeo è stato ottimo, ed è venuto del tutto naturale ragionare con loro anche del libro su MailChimp.

    Non nascondo (nemmeno a loro) che la serie di inconvenienti che sta ritardando l’uscita del mio libro (e degli altri della stessa collana) è diventata ormai decisamente troppo lunga: se avessi previsto che le cose sarebbero andate così per le lunghe, forse avrei fatto scelte diverse.

    Detto questo, considero anche che forse, se non mi avessero “messa a contratto” anche per questo secondo libro, non mi sarei messa seriamente a scriverlo, ma sarebbe rimasto un progetto nel cassetto.

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