Forse quando avete iniziato a lavorare eravate solo due soci, lavoravate gomito a gomito dodici ore al giorno, e tenere sotto controllo tutto quel che succedeva era semplice.
Ma, dopo qualche anno di attività, in ufficio ci sono altre persone, i progetti e i clienti si sono moltiplicati, e avete l’impressione di non sapere più su cosa stanno lavorando i vostri colleghi. Alcuni di voi sono spesso fuori sede, o lavorano da casa; e la riunione settimanale si è trasformata in un estenuante elenco dei lavori in corso, tanto lungo che non c’è mai tempo da dedicare alla strategia per il futuro.
Come potete uscire da quest’empasse, e fare in modo che tutti siano informati su quel che fanno i colleghi senza che questo significhi passare più tempo in sala riunioni che al lavoro? E come potete farlo usando uno strumento che non vi costi un occhio della testa, e sia immediatamente utilizzabile da tutti?
Yammer è la risposta che fa per voi. Potete pensarlo come il nucleo-base della Intranet che vi servirebbe: uno spazio in cui condividere le informazioni sui lavori in corso, dare avvisi utili, sapere di cosa si stanno occupando i colleghi, avvisare che si è preso in carico un problema e ci si sta lavorando.
Yammer vi mette a disposizione – gratuitamente o ad un costo risibile – un ambiente protetto, in cui ciascuno definisce il suo profilo e comunica agli altri – attraverso brevi messaggi di “status”, e se necessario con la possibilità di caricare files e immagini – cosa sta facendo.
Attivare il servizio è semplicissimo: navigate all’indirizzo www.yammer.com, e vi iscrivete al servizio inserendo il vostro indirizzo email aziendale, cioè quello che è collegato al dominio della vostra azienda, ad esempio nome.cognome@lamiaazienda.com. (non avete un dominio aziendale e usate ancora un email del tipo “nomeazienda@libero.it”? Malissimo. Di questo parleremo in uno dei prossimi articoli). E’ importante che vi registriate con il vostro indirizzo diretto e non con l’email standard aziendale (per intenderci, il classico info@lamiaazienda.com), perché l’indirizzo email sarà il vostro username, e identificherà il vostro profilo.
La registrazione è gratuita, così come l’uso di tutte le funzioni base di Yammer; esistono due soluzioni “premium”, che offrono maggiori opzioni di controllo agli amministratori del sistema (ad esempio la possibilità di inibire alcuni indirizzi email, o di gestire domini multipli), ma la versione free è largamente sufficiente per iniziare.
Per completare la registrazione, riceverete un email con un link di verifica, su cui dovrete cliccare per confermarvi e completare il vostro profilo: nome e cognome, foto (che potete anche aggiungere in seguito), e soprattutto elenco dei colleghi da invitare dentro Yammer. Potrete indicare in gruppi separati i vostri colleghi diretti, i vostri responsabili e le persone che fanno capo a voi, e ciascuno di loro riceverà un messaggio di invito al network.
Una volta iscritti, potrete scaricarvi un comodo programmino da installare sul desktop, per attivare Yammer in modo indipendente dal browser, e poter vedere “in diretta” i messaggi mano a mano che vengono inseriti. In alternativa, userete Yammer dal vostro browser.
Ora ciascuno potrà condividere su Yammer pensieri, informazioni, avvisi. Il commerciale che ha appena concluso un contratto celebrerà l’acquisizione in diretta (esiste anche la versione mobile, per iPhone o Blackberry); il tecnico che ha risolto un problema informerà tutti sulla soluzione adottata; l’addetto all’assistenza avviserà che ha preso in carico una certa segnalazione. In pratica, ciascuno terrà informati gli altri su quel che sta facendo, senza il bisogno di annunciarlo ad alta voce, o di spedire l’ennesimo email in CC a tutti.
E tutto quel che è stato scritto rimarrà visibile a tutti, ricercabile per parole chiave e reperibile come riferimento futuro.
E’ possibile organizzare gli utenti in gruppi, compiere ricerche, commentare i messaggi dei colleghi o segnalarli con un “like”; le informazioni che ciascuno associa al suo profilo vanno a creare una rubrica condivisa, utile soprattutto nelle organizzazioni più estese, e perfino un organigramma già pronto, coi collegamenti alla “bacheca” di ciascuno.
I vantaggi di Yammer:
- è velocissimo da attivare
- la versione gratuita offre praticamente tutto ciò che serve; le versioni premium hanno un costo molto ridotto
- si impara a usarlo in cinque minuti
- elimina decine di email alla settimana
- elimina ore e ore di riunioni in cui ci raccontiamo cose già successe
- tutti sanno in tempo reale quel che sta succedendo
- tutto quel che viene scritto resta ricercabile anche dopo settimane e mesi
- può essere usato anche da uno smartphone
I contro, o, per meglio dire, le parziali limitazioni di Yammer:
- per usarlo, occorre essere collegati a Internet
- serve un dominio aziendale
- possono far parte della community solo le persone che hanno un indirizzo personale sul dominio aziendale
- nelle strutture in cui non tutti usano il computer, chi non lo usa è tagliato fuori dalla community
Come vedete, il primo elenco supera di gran lunga il secondo. E inoltre:
- nessuno potrà più dire “non mi avevate avvisato”
- la maggior trasparenza favorirà il coinvolgimento di ciascuno nella vita aziendale
- celebrare i successi e complimentarsi per le buone soluzioni diventerà molto più semplice, con forte aumento della motivazione e dello spirito di gruppo
- le soluzioni trovate una volta non dovranno essere reinventate altre mille volte
- chiedere e dare consigli diventerà più semplice
- le persone che diffondono la conoscenza, invece di tenerla stretta per sè, vedranno migliorare la propria reputazione
Io l’ho attivato in Wafer, l’agenzia web che ho diretto fino al dicembre 2009, e – nonostante avessimo già molti strumenti di condivisione delle informazioni – ne abbiamo immediatamente sperimentato i vantaggi.
Dato che provare non costa praticamente nulla, consiglio a tutti di farlo.
[...] articolo su questo argomento e Alessandra ne ha fatto un breve cenno nel suo ultimo post su CommonSenseDispenser (blog da non [...]
un ottimo suggerimento, grazie. Potrebbe essere la sfida del nuovo anno (e la svolta!) per l’azienda in cui lavoro… Se non riesco a convincerli posso rimandarli a questo post?
Certo che puoi rimandarli a questo post
In ogni caso, provare costa solo qualche minuto di tempo quindi… perché non tentare?
Interessante tool, penso che sia ottimo anche per gestire le collaborazioni tra freelance… da testare al più presto, grazie dell’hint
Aggiungeresti un feed al blog?
Yammer ha bisogno di un dominio comune condiviso fra tutti i partecipanti, questo lo rende difficile da usare come strumento per un gruppo di freelance.
RSS, certo! Ora sono in giro, ma appena ho un momento aggiungo il widget
Non mi sembra supporti un client per Linux/Ubuntu…
Non riesco ad individuare in che modo le funzionalita’ di Yammer non siano gia’ coperte da Twitter o Chat.
@paolopost, io ho provato i clienti per Win, Mac e iPhone; esiste anche l’interfaccia web, che è comunque usabile. Poi se da voi avete tutti delle stazioni di lavoro Linux, può darsi che in effetti si trovino strumenti più adatti alla vostra realtà.
), e uno dei miei mantra è che la soluzione giusta per tutti non esiste, ogni strumento ha un suo campo di adattabilità e utilità.
Riguardo al “cosa fa in più”, rispetto a Twitter quello che fa in più è gestire la conversazione in ottica di comunità circoscritta, senza bisogno di creare filtri e senza timore che informazioni “interne” siano visibili per errore ad esterni. Chat non l’ho mai usato tanto, in Wafer per le chat usiamo Skype, ma anche rispetto a una chat “molti a molti” l’immediatezza d’uso mi sembra maggiore.
Poi, sia chiaro, io non ho provvigioni da Yammer (e se anche le avessi, il tot percento di un servizio gratuito è più che altro gloria
Non era mia intenzione fare illazioni su secondi fini. Le mie domande erano guidate da un genuino interesse a risolvere un problema molto concreto in ambito collaborativo: l’editing di un articolo a piu’ mani. Nel mio laboratorio abbiamo adottato un sistema di versioning ma questo strumento non offre alcun supporto al bisogno di coordinamento in modo che piu’ persone lavorino alla stessa porzione di testo (risolvere a posteriori il merge delle modifiche puo’ essere un incubo). Qualche suggerimento su strumenti per l’editing collaborativo di un documento? Any news, good news.
a sentimento, un wiki?
Perche` non usare la suite dei 37signals invece di Yammer? Non c’e` bisogno di un dominio proprio. Vedi: http://37signals.com/
@Lawrence, di buoni strumenti in giro ce n’è molti, un altro ad esempio è we+; Yammer però ha il grande vantaggio della semplicità: entri, e aggiorni il tuo status. Yammer è esplicitamente un “Twitter per aziende”, e ne condivide il pregio dell’immediatezza che si trasforma in flessibilità.
[...] uno dei primi post di Common Sense Dispenser ho parlato di Yammer spiegando come usarlo per migliorare la comunicazione interna e alleggerire le Inbox; oggi su [...]
Complimenti per i post, molto chiaro e ben argomentato.
Ho però una perplessità… a me è capitato ultimamente di di ricevere un invito per una community di Yammer sulla mia casella di posta gmail e di entrarne a far parte pur non avendo alcun legame diretto (quindi neppure un indirizzo aziendale) con il Brand che mi ha coinvolto.
La domanda è: è ora possibile far accedere alla versione free di Yammer anche persone che non hanno un account aziendale? Una volta creata una community aziendale ed aver invitato un tot di persone che hanno un indirizzo aziendale, è possibile coinvolgere altre persone che ruotano attorno all’azienda come consulenti ma che non hanno un indirizzo mail aziendale?
Un grazie anticipato per la risposta.
Ciao Nadia,
te lo confermo: da quando ho scritto il post (un anno e mezzo fa), è diventato possibile invitare nella community aziendale anche utenti che fanno parte di altre community (cioè hanno un profilo Yammer associato a un diverso dominio).
Penso che prima o poi dovrò scrivere un post di upgrade
Sarebbe utile. Ma come si può fare? Dato che con l’arrivo dell’estate l’utilizzo di Yammer semplifica e di molto la vita lavorativa! Grazie in anticipo
Devi creare una “community” (dalla versione web di Yammer): nella community puoi invitare anche membri esterni (cioè email di altri domini)