Nei giorni scorsi è arrivata una notizia che, sebbene non del tutto inattesa, avevo sperato a lungo di non leggere: Microsoft ha annunciato la prossima chiusura di Wunderlist, il mio servizio prediletto per la gestione delle liste di cose da fare. Wunderlist è quindi destinata a scomparire, assorbita in un nuovo servizio targato Microsoft.
Così — fra tutte le altre cose che avevo da fare — ho dedicato un po’ di tempo alla ricerca di un servizio alternativo verso cui migrare.
Ci sono giorni in cui mi sembra di stare sotto assedio, bombardata di messaggi e richieste, tutti “a massima priorità”. Se mi metto a correre dietro a tutto ciò che arriva, mi ritrovo a fine giornata con la spiacevole impressione di non aver concluso nulla: ho tamponato le emergenze, ma le cose realmente importanti sono rimaste lì, rimandate a un domani che non arriva mai.
Il metodo che mi permette di governare il caos e anche di portare avanti, con discreto successo, molti progetti in parallelo, si basa su pochi concetti chiave:
Scrivere un elenco di cose da fare su un foglio di carta mi serve come memo a breve termine e spesso mi aiuta a fissare le priorità di una giornata o di una settimana.
Ma per l’organizzazione complessiva, nessun post-it, taccuino Moleskine o quaderno preimpostato sulla base di un metodo di produttività a piacere può sostituire la praticità di un’applicazione ben costruita, multipiattaforma, accessibile in ogni momento e in grado di gestire velocemente i copia-incolla, i compiti da ripetere regolarmente, la riprogrammazione delle scadenze e la condivisione dei ToDo con altre persone.
Quando ho scritto il mio primo libro, nel progetto originario dell’opera era previsto un capitolo sulla gestione delle ToDoList, così ne avevo recensite un po’; ma nessuna reggeva il confronto con Wunderlist, erano tutte o troppo schematiche o inutilmente complesse.
Per mia natura, non amo le piattaforme “con cui puoi fare tutto”, preferisco pochi strumenti, ciascuno specializzato in ciò che sa fare bene, e possibilmente in grado di integrarsi con altri; così non mi sono mai affezionata ai vari Basecamp, Trello, Asana e compagnia andante. Wunderlist invece, concentrata sull’obiettivo di farci gestire bene le liste di cose da fare, ha aggiunto gradualmente le poche funzioni davvero necessarie (possibilità di organizzare i progetti per cartelle, funzioni di condivisione), ed è rimasta fedele al suo scopo iniziale.
Confesso che non amo passare troppo tempo a vagliare una per una le caratteristiche di decine di tool: di solito, quando ne trovo uno soddisfacente, in base al good enough principle interrompo la ricerca e inizio a usarlo.
Stavolta ho (ri)aperto Toodledo, che già avevo testato ai tempi della scrittura del libro, ma l’ho scartata subito: bruttina e inutilmente complicata.
Google Keep e iOS Reminder non li ho nemmeno presi in considerazione: Google perché di miei dati ne ha già fin troppi, Apple perché non sono sicura che il mio prossimo smartphone sarà un iPhone, meglio tenersi cross-platform.
Provata e piaciuta Any.do: belle sia la versione web che la app, anche se la visualizzazione dei progetti come box mi è sembrata più elegante che efficiente, e nella app non sono riuscita a capire come fare cose semplici e frequenti come il cambio di data di scadenza di un task.
In realtà da un certo punto di vista è stata Todoist a trovare me, perché, grazie al tweet di un amico, ho scoperto che offre l’importazione veloce di liste e ToDo da Wunderlist: una bella comodità per chi, come me, ha decine di task da migrare.
Todoist mi sembra la versione migliorata di Wunderlist: meno rigida dell’altra, permette di annidare progetti e ToDo uno dentro l’altro (senza esagerare con i livelli, questo risulta comunque più comodo della gerarchia “cartella – lista – task – sottotask” di Wunderlist), offre le “viste” indispensabili per organizzarsi (cose da fare oggi e nella settimana e visione per progetto) e la app è veramente ben fatta, sia nella versione desktop per Mac, sia in quella per iPhone.
L’importazione da Wunderlist non è proprio perfetta: qualche sottotask viene attribuito al task sbagliato, i ToDo ricorrenti riportano solo la prossima scadenza e sono da reimpostare (ma farlo è molto più semplice che con Wunderlist), e si perdono le assegnazioni dei progetti ai collaboratori (ma anche qui, la condivisione dei progetti con altri e l’assegnazione dei task sono altrettanto facili).
Per il momento sto usando la versione gratuita, ma credo che per simpatia mi abbonerò a quella Premium: 28 euro l’anno li do volentieri, se questo può allontanare il momento in cui si faranno comprare dalla Microsoft di turno.
Capiterà qualche volta di non riuscire a far tutto entro la scadenza che ci eravamo prefissati.
I compiti “scaduti” vanno ripianificati: non ha senso gonfiare a dismisura l’elenco degli arretrati, che fa crescere l’ansia e il senso di inadeguatezza ogni volta che ci capita sott’occhio.
Se a fine giornata nella lista ci sono ancora dei ToDo da spuntare, abbiamo tre opzioni:
Post-scriptum — Cristiano Guerra, uno dei lettori del mio blog, mi segnala un altro task manager degno di attenzione, EveryDay; se ancora stai cercando alternative da provare, dagli un’occhiata, mi sembra anche questo davvero ben fatto.
Ogni domenica mando una newsletter, che contiene:
Puoi iscriverti qui.
Alessandra Farabegoli